Pemahaman Jenis dan Bentuk Surat dalam Administrasi Perkantoran

Dalam dunia administrasi perkantoran, surat memiliki peran penting sebagai sarana komunikasi resmi yang efektif. Surat digunakan untuk menyampaikan informasi, permintaan, perintah, laporan, undangan, dan berbagai keperluan lainnya yang bersifat formal. Agar komunikasi tertulis ini berjalan efektif, diperlukan pemahaman tentang jenis-jenis dan bentuk-bentuk surat.

Surat adalah lembaran kertas yang memuat bahan komunikasi/informasi yang disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lain, baik atas nama pribadi maupun atas nama organisasi atau kantor. Kegiatan surat-menyurat merupakan kegiatan yang sangat vital di perusahaan karena hubungan komunikasi antarperusahaan banyak dilakukan melalui kegiatan surat-menyurat, baik melalui surat fisik maupun surat elektronik atau e-mail.

Jenis-jenis surat digolongkan menurut wujudnya, tujuan, sifat isi, jumlah penerima keamanan isi, dan urgensi penyelesaiannya;

1. Jenis surat berdasarkan wujudnya terdiri atas kartu pos, warkat pos, surat bersampul, serta memorandum dan nota.
2. Jenis surat berdasarkan tujuannya terdiri atas surat permintaan penawaran, surat penawaran, surat pesanan, surat pemberitahuan, surat pengantar, surat perjanjian dan surat keputusan.
3. Jenis surat berdasarkan sifat isinya terdiri atas surat niaga bisnis, surat biasa, surat peribadi surat bisnis, surat resmi, surat internal bisnis, dan surat dinas.
4. Jenis surat berdasarkan keamanan isinya terdiri atas surat sangat rahasia, surat rahasia, dan surat biasa.
5. Jenis surat berdasarkan urgensi penyelesainnya terdiri atas surat penting, surat biasa/rutin, dan surat rahasia.

Perlengkapan surat terdiri atas kertas surat, amplop surat, dan lipatan surat. Bagian bagian surat terdiri atas kepala surat, nomor surat, dan lipatan surat .Bagian bagian surat terdiri atas kepala surat,  nomer surat, tanggal surat, alamat yang dituju, hal atau perihal, salam pembuka, isi surat, salam penutup, nama organisasi yang mengeluarkan surat, nama penganggung jawab surat, tembusan dan inisial.

Bentuk bentuk surat terdiri atas bentuk surat lurus penuh (full block style), bentuk surat lurus (block style), bentuk surat setengah lurus (semi block style), bentuk surat lekuk (indented style), bentuk surat menggantung (hanging paragrafh stlyle) dan bentuk surat resmi. Dengan memahami jenis dan bentuk surat, kita bisa memilih format yang paling sesuai untuk keperluan komunikasi dalam berbagai situasi resmi maupun non-resmi.